Sous l’autorité de la Coordonnatrice des ventes et du marketing, le titulaire du poste a la responsabilité d’accueillir les personnes qui se présentent à la réception. Il répond au téléphone et achemine les appels téléphoniques, prend les messages et exécute d'autres tâches de bureau.

Responsabilités

  • Recevoir, traiter et acheminer tous les appels téléphoniques;
  • Accueillir les visiteurs qui se présentent à la réception et les diriger vers le bon représentant ou département.
  • Faire signer le registre des visiteurs à l’interne et en faire la gestion selon les procédures établies;
  • Comptabiliser le nombre de visiteurs et d’appels dans un tableau journalier;
  • Assurer la propreté de la salle d’exposition;
  • Prendre l’inventaire de la papeterie et des cartouches de photocopieur et faire la commande aux achats;
  • Procéder à l’ouverture et au tri du courrier, à la distribution de courriels et des différents messages sur les réseaux d’information prévus à cet effet;
  • Poster les chèques aux fournisseurs, les factures et les états de compte aux clients;
  • Coordonner les différents calendriers dans Outlook et mettre à jour le fichier d’absence;
  • Remplir le formulaire des transactions effectuées et sortir le rapport du terminal Desjardins, après vérification, remettre le formulaire à la comptabilité;
  • Procéder au classement de différents bons de commande;
  • Classer les rapports de télécopieur et photocopieur;
  • Faire la mise à jour des listes téléphoniques des employés;
  • Effectuer des recherches de commande, inscrire au dossier les informations requises et classer la réimpression du bordereau de paiement avec la commande qui se trouve dans le classeur;
  • Faire l’inventaire des trousses de premiers soins et aviser des items manquants à la responsable des commandes;
  • Effectuer la procédure complète concernant les dénonciations de contrat, les demandes de références de crédit ainsi que les ouvertures de compte qui proviennent du département de la comptabilité;
  • Faire le décompte de la petite caisse et remettre le rapport à la comptabilité;
  • Tenir à jour un cartable sur le financement Accord D dans la salle d’exposition et accompagner les clients et représentants dans leurs démarches de demande de crédit;
  • Effectuer toute autre tâche connexe pour supporter le département des ventes et marketing ainsi que d’autres départements, au besoin.

Compétences

Connaissances :

  • Connaissance de l’environnement Windows;
  • Maîtrise de la langue française écrite et parlée.

Habiletés :

  • Anglais fonctionnel;
  • Sens du service à la clientèle;
  • Entregent, diplomatie et courtoisie;
  • Résistance au stress.

Region
Centre-du-Québec

Vaillancourt Portes et Fenêtres
252, boulevard Industriel
Saint-Germain-de-Grantham (Québec)
J0C 1K0

Type d'emploi
Poste permanent
Horaire
De jour
Scolarité requise
DES ou DEP en secrétariat/bureautique ou dans un domaine connexe
Expérience requise
Trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire ou toute autre expérience jugée pertinente.

Pour postuler à ce poste

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